3.le budget, le compte financier et les contrats

3.2.Le vote du compte financier

Compte financier

Pour savoir exactement comment le budget de l’année précédente a été exécuté, il faut attendre le compte financier. Il y a toujours un décalage entre le budget voté et la réalité de son utilisation. C’est au moment du compte financier que l’on peut vérifier si les règles ont été respectées, si les dépenses engagées correspondent bien aux besoins de l’établissement, si les réserves ne sont pas trop importantes. Il s’agit donc d’un moment essentiel de vérification par rapport à l’utilisation des fonds publics dans l’établissement.

Les explications suivantes concernent le nouveau compte financier présenté depuis 2015 avec les nouveautés liées à la réforme RCBC !

Durant l’exercice, l’agent comptable a pu faire des modifications au budget voté. Il peut déplacer des crédits d’un compte à l’autre et doit ensuite en informer le CA. Pour déplacer des crédits d’un service à l’autre, il doit obtenir l’accord préalable du CA (décision budgétaire modificative).

QUELS DOCUMENTS ?
Le débat sur le compte financier doit permettre de discuter des raisons pour lesquelles il y a eu des décalages (décalages qui peuvent le plus souvent être légitimes). Pour pouvoir se prononcer sur le compte financier, il faut disposer d’un document fourni par l’agent comptable qui fasse clairement apparaître, compte par compte, ce qui a été adopté lors du vote du budget, les modifications apportées en cours d’année, la situation pour la clôture de l’exercice. Il faut savoir que la quasi-totalité des crédits non consommés durant un exercice ne sont pas reportés sur le même compte pour l’année suivante mais « tombent » dans le fonds de roulement net global. Il en est ainsi des crédits pédagogiques. Il faut donc demander que soit votée une décision budgétaire modificative pour qu’ils soient réaffectés au budget de l’année en cours. Ce n’est qu’après l’adoption du compte financier que l’on peut voter une décision budgétaire modificative (DBM), pour utiliser le fonds de réserve.

QUEL FOND DE ROULEMENT NET GLOBAL ?
C’est donc aussi l’évolution du fonds de roulement net global qui doit être mesurée à l’occasion du vote du compte financier. Les collectivités fixent généralement à 10 % du budget (soit environ un mois de fonctionnement, exceptionnellement deux) le montant à ne pas dépasser. En effet, il convient de conserver des réserves pour faire face à des contraintes imprévues ; mais en même temps une réserve trop importante conduira la collectivité à ne pas augmenter voire à diminuer la subvention.

DANS QUEL CAS FAUT-IL VOTER CONTRE LE COMPTE FINANCIER ?
Dès lors qu’on ne dispose pas des informations et des documents nécessaires (voir ci-dessus), il n’est pas possible à un membre du conseil d’approuver les comptes de l’année. Si les mouvements de crédits effectués en cours d’exercice n’ont pas respecté les règles rappelées plus haut (accord ou information du CA suivant les cas), cette situation légitime le rejet du compte financier. Ce rejet par le CA doit être motivé. Chef d’établissement et gestionnaire, et même l’inspection académique, peuvent faire pression sur les élus au CA pour qu’il n’y ait pas de vote contre, voire pas de vote du tout : en effet, si leur gestion est mise en cause, la chambre régionale des comptes demande ou opère des vérifications contraignantes, et le budget de l’établissement n’est pas clos. On ne peut ainsi utiliser les fonds de roulement. Mais si l’on constate des problèmes graves de gestion des fonds publics, la démarche du vote contre s’impose, en toute connaissance de cause. Il ne faut pas oublier que les administrateurs (les membres du conseil d’administration) ont accès à l’ensemble des pièces comptables de la gestion de l’établissement. En cas de problème ponctuel, il ne faut pas hésiter à les exiger.

LE CONTRÔLE DES ACTES BUDGÉTAIRES
C’est l’ordonnance 2004-631 du 1er juillet 2004 qui a modifié, à compter du 1/09/07, la partie du code de l’éducation qui traite de l’organisation financière des EPLE, (articles L 421-11, L 421-13, L 421 14). Les délais pour présenter le budget au CA de l’établissement sont toujours les mêmes : • Avant le 1er novembre, la collectivité notifie au chef d’établissement le montant prévisionnel de la subvention accordée. Cette participation ne peut pas être réduite lors du vote du budget définitif par la collectivité. • Le projet de budget de l’EPLE est soumis au CA dans les trente jours qui suivent sa notification, donc au plus tard dans les tout premiers jours de décembre. • Le budget adopté est transmis dans les cinq jours suivant le vote aux autorités (préfet, collectivité et autorité académique). • Il est exécutoire trente jours après sa réception par les autorités, donc pour début janvier de l’année civile. Les actes (DBM...) deviennent exécutoires quinze jours après leur transmission.

Nouveautés RCBC : la situation des réserves est remplacée par une série d’indicateurs d’analyse financière sur 4 ans :

• Le conseil d’administration de l’établissement se prononce sur l’affectation du résultat. Ainsi il peut affecter le résultat ou une partie du résultat à un compte distinct des réserves générales de l’établissement.

• Les indicateurs financiers sont présentés dans la pièce 14 du compte financier, ils permettent une analyse succincte de la santé financière de l’établissement au regard de leur évolution sur 5 exercices. Les formules ci-dessous rappellent de manière synthétique leur mode de calcul. On distingue :

- les jours de fonds de roulement qui renseignent notamment sur le nombre de jours dont dispose l’établissement pour fonctionner sans apport de trésorerie, ils sont calculés par rapport aux charges nettes de fonctionnement.

- les jours de trésorerie ont la même signification que les jours de fonds de roulement, ils sont plus importants que les jours de fonds de roulement, lorsque le besoin en fonds de roulement est négatif :

- le taux moyen de charges à payer renseigne sur le montant des charges à payer au regard du montant total des dépenses d’exploitation de l’EPLE.

Nota : Un taux moyen de charges à payer à zéro peut s’analyser comme un arrêt prématuré de la période d’engagement (année budgétaire réduite à 10 mois par exemple) ou comme une prolongation anormale de la période d’inventaire.

- le taux moyen de recouvrement renseigne sur le montant des créances au regard des recettes générées par les ventes de produits et de prestations.

Le compte rendu de l’agent comptable présentera donc principalement le résultat et la CAF, le FDR et son évolution, les créances, les dettes et les reliquats de subventions.

QUE SE PASSE-T-IL SI LE CA VOTE « CONTRE » LE COMPTE FINANCIER ? Le vote « contre » doit d’abord être motivé (manque de clarté dans les comptes, absence de documents, des transferts d’argent ont été faits sans informations du CA...). La chambre régionale des comptes et les autorités de tutelles sont saisies pour examiner le compte financier de l’EPLE. En cas de problème ponctuel, il ne faut pas hésiter à exiger l’ensemble des pièces comptables ; tous les membres du CA y ont accès.

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